Przedsądowe wezwanie do zapłaty – dlaczego warto je wysłać?
Autor: r.pr. Monika Maja Horczak
Nieopłacone faktury, brak reakcji na ponaglenia, dłużnik uchylający się od odpowiedzialności – niestety, takie sytuacje zdarzają się w obrocie gospodarczym częściej, niż byśmy chcieli. Co zrobić, zanim zdecydujemy się na skierowanie sprawy do sądu? Przedsądowe wezwanie do zapłaty to pierwszy i bardzo istotny krok w procesie odzyskiwania należności.
Czym jest wezwanie do zapłaty?
Przedsądowe wezwanie do zapłaty to formalne pismo kierowane do dłużnika, w którym wierzyciel wzywa go do uregulowania zaległych należności w określonym terminie, pod rygorem skierowania sprawy na drogę sądową. To działanie polubowne, które ma na celu rozwiązanie sporu bez angażowania wymiaru sprawiedliwości.
Czy wezwanie do zapłaty jest obowiązkowe?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa – nie, wezwanie do zapłaty nie jest obligatoryjne. Mimo to, w praktyce jego wysłanie jest zdecydowanie rekomendowane, a często wręcz niezbędne. Dlaczego?
1. Polubowne rozwiązanie sporu
Postępowania sądowe potrafią trwać miesiącami, a nawet latami. Wysłanie wezwania do zapłaty to szansa na szybsze rozwiązanie sprawy – bez kosztów sądowych i z zachowaniem relacji z kontrahentem. Czasem wystarczy jeden list, by skłonić dłużnika do zapłaty.
2. Spełnienie obowiązku próby pozasądowego rozwiązania sporu
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w pozwie należy wskazać, czy strony podjęły próbę pozasądowego rozwiązania sporu, a jeżeli nie – wyjaśnić dlaczego. Wysłanie wezwania do zapłaty może zostać uznane za spełnienie tego obowiązku przez powoda, co ma istotne znaczenie procesowe. Brak takiej próby może skutkować negatywną oceną sądu, a nawet oddaleniem powództwa w przypadku spraw, gdzie takie działanie jest wymagane (np. w sporach gospodarczych). Dlatego warto zadbać o formalną dokumentację swoich działań przed złożeniem pozwu.
3. Zabezpieczenie przed zarzutem nieuzasadnionego pozwu
Zdarzają się sytuacje, w których dłużnik uznaje dług dopiero w toku postępowania, twierdząc, że nie miał świadomości zaległości. Jeżeli nie został wcześniej wezwany do zapłaty, sąd może uznać, że wierzyciel nie dał mu szansy na dobrowolne spełnienie świadczenia. W konsekwencji wierzyciel może zostać obciążony kosztami procesu, nawet mimo wygranej sprawy.
4. Uznanie długu
Wezwanie może skłonić dłużnika do uznania długu, nawet w sposób dorozumiany (np. poprzez częściową spłatę lub prośbę o rozłożenie zadłużenia na raty). Takie uznanie przerywa bieg przedawnienia i wzmacnia pozycję prawną wierzyciela.
5. Sprawdzenie adresu dłużnika
Składając pozew, wierzyciel musi wskazać aktualny adres pozwanego. Jeśli adres okaże się nieprawidłowy, sprawa może zostać zawieszona, a doręczenie pozwu przez komornika znacząco wydłuży postępowanie. Wysłanie wezwania do zapłaty pozwala zweryfikować adres jeszcze przed wejściem na drogę sądową.
6. Konieczne, jeśli wcześniej nie wyznaczono terminu zapłaty
W sytuacji, gdy umowa lub faktura nie wskazuje konkretnego terminu spełnienia świadczenia, wezwanie do zapłaty staje się wręcz konieczne. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego (art. 455), jeśli termin nie został określony, świadczenie staje się wymagalne dopiero po wezwaniu dłużnika do zapłaty. Oznacza to, że dopiero od momentu doręczenia wezwania zaczynają biec odsetki oraz możliwe staje się skuteczne dochodzenie roszczenia przed sądem. Brak wezwania w takiej sytuacji może skutkować oddaleniem powództwa jako przedwczesnego.
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
Skuteczne wezwanie powinno być zredagowane precyzyjnie i zawierać:
- dane wierzyciela i dłużnika,
- tytuł dokumentu: „Wezwanie do zapłaty”,
- podstawę roszczenia (np. numer faktury, umowę),
- dokładną kwotę zadłużenia,
- wyznaczony termin płatności,
- numer rachunku bankowego,
- informację o dalszych krokach w razie braku zapłaty (np. skierowanie sprawy do sądu).
- podpis wierzyciela
W jakiej formie wysłać wezwanie do zapłaty?
Dla celów dowodowych wezwanie do zapłaty najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem nadania, a jeszcze lepiej – za potwierdzeniem odbioru. W ten sposób wierzyciel będzie mógł wykazać, że wezwanie zostało skutecznie doręczone dłużnikowi lub przynajmniej, że została podjęta próba doręczenia. To ważne na wypadek późniejszego postępowania sądowego, ponieważ brak dowodu wysłania może działać na niekorzyść wierzyciela.
W przypadku korespondencji elektronicznej (np. e-mail), również warto zabezpieczyć potwierdzenie doręczenia lub odpowiedź dłużnika, choć tradycyjna forma listowna nadal pozostaje najbardziej bezpieczna procesowo.
Podsumowanie
Wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty to prosty, skuteczny i opłacalny krok w procesie odzyskiwania należności. Nie tylko może doprowadzić do dobrowolnej zapłaty, ale też znacząco ułatwia dalsze działania prawne. Warto zadbać, aby pismo było profesjonalnie przygotowane – najlepiej przez prawnika.